Der letzte aufhältige Eintrag im Meldestatus definiert die Aktenführung einer Ausländerbehörde oder des BAMF. Eine Polizeibehörde wird nicht aktenführend, auch wenn sie die letzte aufhältige Eintragung im Meldestatus vorgenommen hat. Die aktenführende Behörde wird in der AZRG-DV als aktenführende Ausländerbehörde bezeichnet.

Die Rufnummer ist mit einer Vorwahl anzugeben (inkl. Ländervorwahl, z. B. +49).

Für die Erfassung des Familienstands ist zunächst die Eintragung im Pass maßgeblich. Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Heiratsurkunde), die eigene Angabe einer ausländischen Person.

Liegen keine Dokumente oder Nachweise vor, kann die Information auch auf Angabe der ausländischen Person beruhen.

Allgemeine Hinweise zur Feststellung der Staatsangehörigkeit siehe Datenblatt Nr. 016.

Bei der Rechtsstellung "als Flüchtling im Ausland anerkannt" ist im AZR nur die Person zu erfassen, der die Flüchtlingseigenschaft i. S. d. Genfer Flüchtlingskonvention durch einen anderen Vertragsstaat der GFK zuerkannt worden ist (vgl. § 3 Abs. 1 Nr. 6 AZRG i. V. m. Tabelle 7 Anlage zur AZRG-DV). Der Eintrag "als Flüchtling im Ausland anerkannt" sollte bei Kenntniserlangung für jeden im AZR zu erfassendem Ausländer, der diesen Status besitzt, erfolgen, unabhängig von seiner eigentlichen aufenthaltsrechtlichen Stellung.

Für die Schreibweise des Namens von Ausländern ist die Eintragung im Pass maßgebend. Ein Familienname kann der Geburtsname, der gemeinsam bestimmte Ehename oder Lebenspartnerschaftsname, der Ehename oder der Lebenspartnerschaftsname zusammen mit dem hinzugefügten Begleitnamen sein.

Lässt sich bei dem Namen einer ausländischen Person aus der Eintragung in ihrem Pass oder sonstigen Ausweispapieren eine Aufteilung in Familien- und Vornamen nicht feststellen (sog. Blockname. Kann sowohl unter "Full name", "Given name" oder "Surname" im Pass stehen), so wird der gesamte Name mit der in der Eintragung im Pass oder in sonstigen Ausweispapieren enthaltenen Reihenfolge der Wörter im Feld "Familienname" erfasst (Blockname) (vgl. Ziffer 3.3.1 AVV-AZRG).

Die Art und Weise der Eintragung von Namen (Familien-, Geburts- und Vornamen) im AZR ist in der AVV-AZRG geregelt. Hiernach ist, soweit möglich, die Schreibweise zu übernehmen, die sich aus den Ausweispapieren oder aus den sonstigen amtlichen Unterlagen sowie aus amtlichen Übersetzungen ergibt.

Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die (ggf. transkribierte) eigene Angabe der ausländischen Person.

Eine Eintragung erfolgt in lateinischen Zeichen. Sonderzeichen sind im Umfang des von DIN SPEC 91379 zur Verfügung gestellten Zeichensatz zu berücksichtigen. Hierbei sind nach dem Übereinkommen über die Angabe von Familiennamen und Vornamen in den Personenstandsbüchern die Normen der Internationalen Normenorganisation (ISO) anzuwenden (vgl. 4.1.1.2 PassVwV). Geburtsurkunden, welche nicht mit lateinischen Zeichen ausgefertigt wurden, sind nach den Vorgaben der in "Literaturhinweise und Weblinks" aufgeführten ISO Normen in DIN SPEC 91379 zu transliterieren. Sonderregelungen sind jedoch bei lokal verwendeten Transliterationstabellen möglich.

Es ist der Geburtsname mit Namensbestandteilen in der Reihenfolge des Geburtseintrags in der Geburtsurkunde anzugeben. Er wird nur erfasst, wenn ein abweichender Familienname vorliegt.

Lässt sich bei dem Namen einer ausländischen Person aus der Eintragung in ihrem Pass oder sonstigen Ausweispapieren eine Aufteilung in Familien- und Vornamen nicht feststellen (sog. Blockname. Kann sowohl unter "Full name", "Given name" oder "Surname" im Pass stehen), so wird der gesamte Name mit der in der Eintragung im Pass oder in sonstigen Ausweispapieren enthaltenen Reihenfolge der Wörter im Feld "Familienname" erfasst (Blockname) (vgl. Ziffer 3.3.1 AVV-AZRG)

Die Art und Weise der Eintragung von Namen (Familien-, Geburts- und Vornamen) im AZR ist in der AVV-AZRG geregelt. Hiernach ist, soweit möglich, die Schreibweise zu übernehmen, die sich aus den Ausweispapieren oder aus den sonstigen amtlichen Unterlagen sowie aus amtlichen Übersetzungen ergibt.

Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die (ggf. transkribierte) eigene Angabe der ausländischen Person.

Eine Eintragung erfolgt in lateinischen Zeichen. Sonderzeichen sind im Umfang des von DIN SPEC 91379 zur Verfügung gestellten Zeichensatz zu berücksichtigen. Hierbei sind nach dem Übereinkommen über die Angabe von Familiennamen und Vornamen in den Personenstandsbüchern die Normen der Internationalen Normenorganisation (ISO) anzuwenden (vgl. 4.1.1.2 PassVwV). Geburtsurkunden, welche nicht mit lateinischen Zeichen ausgefertigt wurden, sind nach den Vorgaben der in "Literaturhinweise und Weblinks" aufgeführten ISO Normen in DIN SPEC 91379 zu transliterieren. Sonderregelungen sind jedoch bei lokal verwendeten Transliterationstabellen möglich."

Für die Schreibweise des Vornamens von ausländischen Personen ist die Eintragung im Pass maßgeblich.

Die Art und Weise der Eintragung von Namen (Familien-, Geburts- und Vornamen) im AZR ist in der AVV-AZRG geregelt. Hiernach ist, soweit möglich, die Schreibweise zu übernehmen, die sich aus den Ausweispapieren oder aus den sonstigen amtlichen Unterlagen sowie aus amtlichen Übersetzungen ergibt.

Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die (ggf. transkribierte) eigene Angabe der ausländischen Person.

Eine Eintragung erfolgt in lateinischen Zeichen. Sonderzeichen sind im Umfang des von DIN SPEC 91379 zur Verfügung gestellten Zeichensatz zu berücksichtigen. Hierbei sind nach dem Übereinkommen über die Angabe von Familiennamen und Vornamen in den Personenstandsbüchern die Normen der Internationalen Normenorganisation (ISO) anzuwenden (vgl. 4.1.1.2 PassVwV). Geburtsurkunden, welche nicht mit lateinischen Zeichen ausgefertigt wurden, sind nach den Vorgaben der in "Literaturhinweise und Weblinks" aufgeführten ISO Normen in DIN SPEC 91379 zu transliterieren. Sonderregelungen sind jedoch bei lokal verwendeten Transliterationstabellen möglich."

Unter dem Begriff "Schreibweise des Namens nach deutschem Recht" (entspricht der Namensführung nach deutschem Recht) werden die Vor-, Familien- und Geburtsnamen erfasst, die nach deutschem Recht neben den Namen nach dem Recht des Herkunftslandes geführt werden. Als Gründe für Abweichungen kommen vor allem unterschiedliche familien- oder personenstandsrechtliche Beurteilungen eines Sachverhalts in den verschiedenen Rechtsordnungen in Betracht. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Ehe nach deutschem Recht geschlossen und der Name der Ehefrau angenommen wurde, was nach dem Recht des Herkunftsstaates nicht zulässig ist.

Unter dem Begriff "Schreibweise des Namens nach deutschem Recht" (entspricht der Namensführung nach deutschem Recht) werden die Vor-, Familien- und Geburtsnamen erfasst, die nach deutschem Recht neben den Namen nach dem Recht des Herkunftslandes geführt werden. Als Gründe für Abweichungen kommen vor allem unterschiedliche familien- oder personenstandsrechtliche Beurteilungen eines Sachverhalts in den verschiedenen Rechtsordnungen in Betracht.

Unter dem Begriff "Schreibweise des Namens nach deutschem Recht" (entspricht der Namensführung nach deutschem Recht) werden die Vor-, Familien- und Geburtsnamen erfasst, die nach deutschem Recht neben den Namen nach dem Recht des Herkunftslandes geführt werden. Als Gründe für Abweichungen kommen vor allem unterschiedliche familien- oder personenstandsrechtliche Beurteilungen eines Sachverhalts in den verschiedenen Rechtsordnungen in Betracht.

Fehlende oder unvollständige Geburtsdaten sind wie folgt anzugeben: Fehlende Tages-, Monats- oder Jahresangaben sind jeweils durch Nullen anzugeben. Bei fehlender Monatsangabe wird auch die Tagesangabe durch Nullen angegeben, bei unbekanntem Jahr entsprechend die Tages- und Monatsangabe; z. B. vollständig bekannt: 13.07.2018 Tag unbekannt: 00.07.2018 Monat unbekannt: 00.00.2018 Jahr unbekannt: 00.00.0000 (= unbekannt) Für die Erfassung des Geburtsdatums ist zunächst die Eintragung im Pass maßgeblich. Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die (ggf. transkribierte) eigene Angabe der ausländischen Person.

Ist der Geburtsort nicht zu ermitteln, ist kein Eintrag vorzunehmen (wenn weder Originaldokumente vorgelegt werden, noch die ausländische Person Angaben macht.) Für die Erfassung des Geburtsorts ist zunächst die Eintragung im Pass maßgeblich. Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die (ggf. transkribierte) eigene Angabe der ausländischen Person.

Eine Eintragung erfolgt in lateinischen Zeichen. Sonderzeichen sind im Umfang des von DIN SPEC 91379 zur Verfügung gestellten Zeichensatz zu berücksichtigen.

Bei der Bezeichnung von Orten im Ausland ist die dort geltende Bezeichnung zum Zeitpunkt der Geburt zu verwenden. Gibt es für einen solchen Ort außer der fremden auch eine allgemein übliche deutsche Bezeichnung, so ist diese zu wählen. Als "allgemein üblich" ist eine Ortsbezeichnung grundsätzlich dann anzusehen, wenn sie im gegenwärtigen Sprachgebrauch der Bevölkerung anerkannt ist oder in einer Vielzahl von lieferbaren Büchern bzw. sonstigen Publikationen Verwendung findet. Die fremde Bezeichnung kann auf Verlangen oder wenn dies zur Klarstellung notwendig ist in Klammern hinzugefügt werden. Deutsche Bezeichnungen für ausländische Orte, die ausschließlich im Zeitraum von 1933 bis 1945 eingeführt wurden, sind nicht eintragungsfähig und stellen keine allgemein übliche deutsche Bezeichnung dieser Orte dar (vgl. PassVwV 4.1.5.1).

Durch die Angabe wird der Herkunftsort genauer bezeichnet (z. B. im Zusammenhang mit der Klärung der Identität bei der Passbeschaffung).

Ist der Geburtsbezirk nicht zu ermitteln, ist kein Eintrag vorzunehmen.

Eine Eintragung erfolgt in lateinischen Zeichen. Sonderzeichen sind im Umfang des von DIN SPEC 91379 zur Verfügung gestellten Zeichensatz zu berücksichtigen.

Bei der Bezeichnung von Orten im Ausland ist die dort geltende Bezeichnung zum Zeitpunkt der Geburt zu verwenden. Gibt es für einen solchen Ort außer der fremden auch eine allgemein übliche deutsche Bezeichnung, so ist diese zu wählen. Als "allgemein üblich" ist eine Ortsbezeichnung grundsätzlich dann anzusehen, wenn sie im gegenwärtigen Sprachgebrauch der Bevölkerung anerkannt ist oder in einer Vielzahl von lieferbaren Büchern bzw. sonstigen Publikationen Verwendung findet. Die fremde Bezeichnung kann auf Verlangen oder wenn dies zur Klarstellung notwendig ist in Klammern hinzugefügt werden. Deutsche Bezeichnungen für ausländische Orte, die ausschließlich im Zeitraum von 1933 bis 1945 eingeführt wurden, sind nicht eintragungsfähig und stellen keine allgemein übliche deutsche Bezeichnung dieser Orte dar (vgl. PassVwV 4.1.5.1).

Bei nicht mehr existenten Staaten ist der Nachfolgestaat des Gebietes des Geburtsorts anzugeben.

Für die Erfassung des Geschlechts (weiblich, männlich, keine Angabe, divers) ist zunächst die Eintragung im Pass maßgeblich. Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die eigene Angabe der ausländischen Person. Zum Speichersachverhalt "Geschlecht" ist die Ausprägung "divers" nur bei einem gleichartigen Vermerk in einem amtlichen Dokument bzw. bei Fehlen amtlicher Dokumente nur bei Vorlage eines entsprechenden medizinischen Gutachtens zu nutzen (vgl. § 45b Abs. 1 und 3 PStG). Eine Vorbefassung und Entscheidung durch das Personenstandswesen / das Standesamt ist somit in jedem Fall notwendig. Reine Eigenangaben ohne amtlichen Nachweis genügen diesen Anforderungen somit nicht und sind weiterhin mit der Ausprägung "unbekannt" im AZR zu erfassen.

Es sind nur diejenigen Doktorgrade anzugeben, die nach Nr. 4.1.3 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Passgesetzes (PassG) – PassVwV – in der Fassung der Bekanntmachung vom 17. Dezember 2009 (GMBl 2009, S. 1686) in Pässe eingetragen werden dürfen. Zulässig sind: "DR." "Dr.", DR.HC.", "Dr.hc.", "DR.EH.", "Dr.eh.". Sind mehrere Doktorgrade anzugeben, so sind sie durch ein Leerzeichen zu trennen

Die möglichen Quellen sind in folgender Reihenfolge zu nutzen: Behördlich geprüfter Pass, ungeprüfter Pass, deutsches Personenstandsdokument, vorliegende ausländische Personenstandsurkunde (z. B. Geburtsurkunde), die (ggf. transkribierte) eigene Angabe der ausländischen Person.

Bei mehreren vorhandenen Staatsangehörigkeiten einer Person ist (sind) zuerst die evtl. vorhandene(n) Unionsbürgerschaft(en) zu hinterlegen.

Die Anwendung des Schlüssels 997 (Staatenlos) setzt voraus, dass die Staatenlosigkeit einer ausländischen Person nachgewiesen ist. Der Schlüssel 998 (Ungeklärte Staatsangehörigkeit) wird im Vergleich dazu eingegeben, wenn die konkrete Staatsangehörigkeit bzw. Staatenlosigkeit einer ausländischen Person nicht bestimmt werden kann oder mehrere Staaten in Betracht kommen.

Personen palästinensischer Volkszugehörigkeit werden als staatenlos angesehen, soweit sie nicht eine andere Staatsangehörigkeit erworben haben (BVerwGE 92, 116, iuris Rn 15). Ob ein Erwerb stattgefunden hat, ist durch die aktenführende ABH im Einzelfall zu prüfen.

Unter dem Staatenschlüssel 459 "Personen aus den Palästinensischen Gebieten (nicht als Staat anerkannt)" sind alle Personen zu verstehen, für die die Staatenlosigkeit gemäß dem Staatenlosenübereinkommen festgestellt wurde und die Dokumente (insbesondere Pässe bzw. Passersatz-papiere) vorlegen können, die von der Palästinensischen Behörde ausgestellt wurden, soweit die (Serien- bzw.) Identitätsnummer mit den Ziffern 4, 8 oder 9 beginnt. Diese Nummern werden ausschließlich für palästinensische Volkszugehörige verwendet, die aus den Palästinensischen Gebieten stammen.

Hiervon sind die palästinensischen Volkszugehörigen zu unterscheiden, die nicht aus den Palästinensischen Gebieten stammen. Auch diese verfügen teilweise über Dokumente der Palästinensischen Behörde, deren (Serien- bzw.) Identitätsnummer mit der Ziffer 0 beginnt. Diese Personen werden unter dem Schlüssel 997 (Staatenlos) oder 998 (Ungeklärt) geführt, sofern nicht eine eindeutige Staatsangehörigkeit festgestellt werden konnte. Der Schlüssel 998 ist auch für palästinensische Volkszugehörige zu verwenden, die aus den Palästinensischen Gebieten stammen, die Staatenlosigkeit aber nicht festgestellt werden kann, bzw. deren Prüfung noch andauert.

Die Beziehung kann sein: Kind, Elternteil, Ehegatte oder Lebenspartner. Es ist zu prüfen, ob nach der 2. DAVG hier überall dasselbe verstanden wird. (z. B. darf ein Verband nur bei gemeinsamer Einreise der Familienmitglieder gespeichert werden?)

siehe auch Datenblatt Nr. 004.03

siehe auch Datenblatt Nr. 004.01

Die vollständige Codeliste enthält Behördenkennungen von Ausländerbehörden (ABH), Zentralen Ausländerbehörden (ZAB) oder Aufnahmeeinrichtungen (AE). Auszuwählen sind hier nur die Kennungen der Behördenart Aufnahmeeinrichtung (inkl. ANKER-Einrichtungen u. ä. Konstrukte mit Einbindung von AE).

Die vollständige Codeliste enthält Behördenkennungen von Ausländerbehörden (ABH), Zentralen Ausländerbehörden (ZAB) oder Aufnahmeeinrichtungen (AE). Auszuwählen sind hier nur die Kennungen der Behördenart Aufnahmeeinrichtung (inkl. ANKER-Einrichtungen u. ä. Konstrukte mit Einbindung von AE).

Bezeichnet die jeweilige Behördenkennung einer Ausländerbehörde (ABH), Zentralen Ausländerbehörde (ZAB) oder Aufnahmeeinrichtung (AE).

Die in den Beschreibungen der Codeliste teilweise ergänzend enthaltenen Nummern beziehen sich auf den Dokumentationsschlüssel für Impfungen des gemeinsamen Bundesausschusses über Schutzimpfungen und bezeichnen jeweils die in der Codeliste beschriebene Impfung.

Bei einem Ort im Bundesgebiet ist nur der Ortsname anzugeben, ansonsten Ortsname und Land.

Von verwaltungsintern gesetzten Fristen ist abzusehen. Ausschlaggebend sind allein gesetzlich vorgesehene Fristen. Die Fristberechnung muss bei Eintragung eines Löschdatums entsprechend der gesetzlichen Regelungen erfolgen.

Gesundheitsdaten werden im AZR spätestens nach 12 Monaten automatisiert gelöscht.

Wird im AZR bei Namensänderungen automatisiert befüllt.

Wird im AZR bei Namensänderungen automatisiert befüllt.

Die alphanumerische Seriennummer ist vollständig (inkl. sämtlicher Zeichen, jedoch ohne Leerzeichen) zu erfassen. Dieselbe Seriennummer kann bei verschiedenen Personen gespeichert werden, falls Kinder in den Pass des Passinhabers eingetragen sind. Bei nicht miteingetragenen Kindern ist den Hinweistexten des BVA (Hinweis an der Schnittstelle / Quermittteilung aus der Plausibilitätsprüfung) zu folgen. Nach § 4 Abs. 3 S. 3 und 4 AufenthV dürfen Seriennummer und Prüfziffer keine Daten oder Hinweise über die Person enthalten. Zudem erhält jedes Passersatzpapier eine neue Seriennummer.